基礎から学ぶ / SA-009AI業務手順書制作講座
入力・判断・動作・終了条件を含む手順書を、実行して改善できる。
テキストで学習制作ワーク付きスマホ・PC対応
AI生成の学習イメージ
作って、確かめて、身に付ける。
身近な業務を8～12手順に分けてください。入力不足と重複の分岐を各一つ設け、架空の依頼を使って通しで実行します。
ワークで確認するポイント
- 8〜12の手順に対象・動作・期待状態がある
- 未入力と重複のルートを実例で通している
- 版・確認日・変更理由が残っている
学習する内容
実際の業務から手順を集めるこのページで第1章を無料体験できます
一手順一動作で書く
初めての人の試行で直す
実例・制作ワーク
自己点検・参考資料
確認試験・認定証
第1章の無料体験まずは、読んで試してみる。
第1章「実際の業務から手順を集める」の冒頭部分です。購入後は全6レッスン（本文約28,915字・図解とやり取りの例34点・ケース3件・自己点検10問・テンプレート6本）を学べます。
手順書を作ろうとすると、つい「本来こうあるべき」という理想の流れを書きたくなります。生成AIに頼むと、その傾向がさらに強くなります。この章では、実際に行っている作業を観察して材料を集める方法、開始条件と終了条件で範囲を決める方法、そしてAIに「メモの整理」だけを任せて承認者やボタン名を補わせない方法を身に付けます。
手順書は「理想の作業」ではなく「実際の作業」から作る
手順書の材料は、頭の中にある理想の流れではなく、実際に行っている作業です。理由は単純で、理想の流れには、現場で起きている例外や確認の手間が入っていないからです。「依頼が来たら在庫を見て予約する」と頭では思っていても、実際には希望日が空欄の依頼を差し戻したり、同じ依頼が二度届いたりしています。
まず、材料をほとんど渡さずにAIへ丸投げしたときに何が起きるかを見てください。題材は、架空の団体「みなと文化交流会」の備品貸出です。この団体では、貸出台帳は紙のノートで、承認者は担当理事です。
あなた備品貸出の手順書を作ってください。依頼を受けて、在庫を確認して、予約するまでの流れです。分かりやすくお願いします。
AI承知しました。備品貸出業務の標準的な手順書を作成しました。
【備品貸出 業務手順書】
1. 貸出依頼の受付
依頼者から備品貸出申請フォームを受け取り、備品管理システムに受付登録します。
2. 申請内容の確認
申請内容に不備がないか確認し、不備があれば適宜対応します。
3. 在庫確認
備品管理システムの「在庫照会」画面で、希望日の空き状況を確認します。
4. 上長承認
総務課長の承認を得ます。承認は原則として当日中に行われます。
5. 予約登録
システムの「予約確定」ボタンを押し、予約を確定します。
6. 依頼者への通知
自動送信メールにより依頼者へ予約完了を通知します。
■運用上のポイント
・申請は利用日の7日前までに受け付けるのが一般的です。
・繁忙期は早めの申請を推奨します。
必要に応じて、フローチャートやチェックリスト形式にも変換できます。
「備品管理システム」「在庫照会画面」「予約確定ボタン」「総務課長の承認」「自動送信メール」「7日前まで」は、どれも依頼者が渡していない情報です。この団体では台帳は紙のノートで、承認者は担当理事です。AIは一般的な会社の姿を想像して空欄を埋めました。手順2の「不備があれば適宜対応」も、何をどうするのか書かれていません。
図1 材料を渡さずに丸投げした例。整った手順書に見えますが、システム名から承認者まで作られた情報ですこの出力は形としては手順書です。しかし、そのまま配れば、存在しないボタンを探す人と、実際にはいない承認者を待つ人が出ます。問題はAIの性能ではなく、観察していない業務をAIに書かせたことにあります。
ポイント生成AIに向いているのは「自分が観察して書いたメモを整える」「番号を振る」「表に直す」「言い回しをそろえる」作業です。向いていないのは「その職場にある画面やボタンを当てる」「承認ルールを決める」「例外の扱いを決める」ことです。この線引きが講座全体の土台です。
開始条件と終了条件で、手順書の範囲を決める
手順書を作る前に決めるのは、どこから始まり、どこで終わるかです。開始条件と終了条件を明示する理由は二つあります。一つは対象の範囲を決めるため。もう一つは、完了した状態を誰でも判断できるようにするためです。終了条件がないと、担当者ごとに「終わった」の意味が違い、次の工程に渡ったかどうかが分からなくなります。
開始条件
- 貸出依頼（メールまたは紙）を受け取ったとき
- 受付番号を振る前の状態
- 口頭の依頼は「メールで送ってもらう」まで含めるか決める
終了条件
- 担当理事の承認済み予約が貸出台帳に記録された状態
- 依頼者へ受付番号を返した状態
- 『予約した』ではなく『記録された状態』で書く
範囲に含めないもの
- 実物の引き渡し
- 返却の確認
- 破損時の対応
- これらは別の手順書にする
たとえば『備品貸出』の開始は「依頼受領」、終了は「承認済み予約が台帳に記録された状態」とします。実物の引き渡しまで含めるなら、終了条件は「依頼者が備品を受け取り、受領欄に署名した状態」に変わり、手順も三つか四つ増えます。どちらが正しいということはなく、範囲を最初に決めておくことが大切です。
終了条件があいまい
依頼を受けて予約したら終わり
- 「予約した」がどの状態か人によって違う
- 承認前の仮予約で終わったつもりになる
- 引き渡しまで含むのか分からない
終了条件を状態で書く
終了条件：担当理事の承認済み予約が貸出台帳に記録され、依頼者へ受付番号を返信した状態
- 誰が見ても完了かどうか判断できる
- 承認前は「未完了」と分かる
- 引き渡しは別の手順書と明示できる
この節の要点- 開始条件・終了条件を先に決める。理由は対象の範囲を決めることと、完了した状態を判断できるようにすること
- 終了条件は『予約した』ではなく『承認済み予約が台帳に記録された状態』のように状態で書く
- 範囲に含めないもの（引き渡し、返却など）も書いておく
小さく試してみましょう
上の説明を使うとしたら、どんな場面が考えられますか。自分の例を一つ紙やメモに書き、材料・行う作業・最後に確認することを整理してください。
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